Cuando nos planteamos implantar un BPM en nuestra organización, todos pensamos en un proyecto complejo, largo, caro y con múltiples factores de riesgo y resistencias internas. No tiene por qué ser así. Si utilizamos un lenguaje de modelado sencillo, las herramientas colaborativas adecuadas, e involucramos a las personas implicadas, el camino será mucho más fácil.

Cualquier organización, independientemente de su tamaño, consiste, básicamente, en un conjunto de personas que colaboran para realizar una serie de tareas que dan un conjunto de resultados o productos. Dicho así parece muy sencillo, pero si introducimos el concepto de procesos de negocio aparecen las dudas y los miedos. ¿Tengo claros y definidos mis procesos?, ¿son correctos y adecuados?, ¿están implantados en mi organización? Y, sobre todo, ¿soy capaz de modelarlos correctamente?, ¿las personas involucradas serán capaces de entenderlos y seguirlos?

Cuando hablamos de procesos de negocio inmediatamente nos viene a la cabeza la figura del consultor: una persona, interna o externa, experta en modelar procesos. A grandes rasgos, su trabajo consiste en ir entrevistándose con los responsables del negocio de la organización, tratando de entender de qué va el negocio, cómo está estructurada la empresa, quién hace qué, cómo y para qué… Y después de todo este trabajo, se encarga de desarrollar una serie de diagramas que exponen todo ese conocimiento adquirido.

¿Y si, además de modelar, pudiéramos trabajar todos en grupo alrededor de una mesa?

Aquí empiezan a aparecer las quejas…

El consultor no conoce la organización. No sabe del negocio, no entiende nuestro lenguaje ni nosotros el suyo. Pasan semanas y montones de reuniones, y no vemos avance. Y, sobre todo, no entendemos los diagramas que nos pinta, no entendemos  cómo interpretarlos, cómo usarlos o para qué nos sirven.

¿El resultado? Otro documento precioso… ¡a la estantería!

Pero ¿y si fuéramos capaces, nosotros mismos, de modelar nuestros propios procesos de negocio? Al fin y al cabo, somos nosotros quien mejor conocemos la organización, quienes mejor conocemos cómo trabajamos y qué objetivos tenemos. Solo hay que seleccionar a las personas responsables del negocio involucradas en los procesos y formarlas en modelado de procesos, en lenguaje BPMN y en una herramienta de modelado.

Si la anterior aproximación ya genera reticencias, esta ya ni te cuento. ¿Estamos hablando de formar a personas —como el responsable de operaciones, gerentes comerciales, director financiero o responsable de recursos humanos— en un ámbito como la teoría de procesos, nuevas y sofisticadas herramientas o en un lenguaje tan complejo como BPMN, con más de cien símbolos… ¡Inviable!

Estamos en punto muerto. La aproximación del consultor no es óptima, mientras que la aproximación de “háztelo tú mismo” no es posible… ¿O quizá si?

¿Y si existiese un lenguaje de modelado de procesos suficientemente sencillo como para que nosotros mismos seamos capaces de modelar nuestros procesos sin ayuda externa y sin apenas formación previa?

Lenguaje S-BPM

El lenguaje de modelado S-BPM se basa en dos reglas básicas:

  • Cualquier proceso de negocio se puede modelar a partir de un grupo de “sujetos” que realizan tareas y colaboran con otros sujetos a través de “mensajes”.
  • Un sujeto, cuando realiza sus actividades, puede estar en tres estados: esperando un mensaje, realizando una tarea o enviando un mensaje.

Esto nos lleva a que, para modelar cualquier proceso de negocio con S-BPM, necesitamos crear dos diagramas:

  • Diagrama de sujetos. En este diagrama se identifican quiénes son los participantes en el proceso de negocio (administración, RRHH, operaciones, call center, otros procesos, otros sistemas, dispositivos IoT…) y qué mensajes se mandan entre ellos. Y todo en lenguaje natural. Por tanto, tenemos dos símbolos básicos: los sujetos y los mensajes.
  • Diagrama de actividad. En este diagrama vamos a definir cuáles son las acciones que realiza cada uno de los sujetos dentro de su participación en el proceso. Hay que tener en cuenta que un sujeto puede estar esperando un mensaje (caja verde), realizando una tarea (caja amarilla) o mandando un mensaje (caja roja). Y todo ello, de nuevo, descrito en lenguaje natural.

Modelado de procesos orientado a las personas

Ese lenguaje existe y se llama S-BPM. Se trata de un lenguaje de modelado de procesos de negocio especialmente orientado a que sean las personas del negocio, y no un consultor, quienes modelen sus propios procesos. Para ello se basa en un toolkit que tiene tan solo dos tipos de diagramas, cinco símbolos y descripciones en lenguaje natural.

Gusteau, en la película infantil Ratatouille, decía: “Cualquiera puede cocinar”. Pues con S-BPM, “cualquiera puede modelar”. Quienes tengáis hijos pequeños… lo entenderéis.

Bien, si vemos la descripción del lenguaje S-BPM que aparece en el cuadro adjunto, veremos que este lenguaje de modelado es lo suficientemente sencillo como para que cada uno modele su parte, su participación en el proceso, aprendiendo en un par de tardes los cinco símbolos disponibles y un par de técnicas…

Pero ¿y si además pudiéramos trabajar todos en grupo alrededor de una mesa para hacer los modelos?

Metasonic GMBH es un fabricante de software BPM bajo S-BPM que nos ofrece la solución denominada Metasonic Touch. Se trata de una mesa táctil con la que podemos trabajar modelando los procesos de forma sencilla y muy visual. Esta forma de trabajar facilita la colaboración y los consensos.

Pero ¿y si además de modelar nuestros procesos pudiéramos implantarlos en nuestra organización de forma sencilla y barata?

No solo se puede, además se debe. Tener un conjunto de diagramas en papel en una estantería de la oficina no sirve para nada si esos procesos no se implantan en la organización, no se conocen, no se siguen…

Como respuesta a este escenario existe Metasonic Suite, un conjunto de herramientas que nos permiten “compilar” un modelo S-BPM y generar automáticamente una aplicación informática que podemos desplegar en los servidores de la organización, o en cloud. Esta aplicación le dice a cada interviniente qué tiene que hacer en cada momento, orquestando el trabajo de todos los participantes en el proceso, sean personas, otras aplicaciones o sistemas físicos.

Conclusiones

Modelar los procesos de una organización e implantarlos con un BPMS no tiene por qué ser tan difícil ni tan caro. Basta con elegir el lenguaje idóneo, así como las personas y herramientas adecuadas.

Metasonic y S-BPM son una buena alternativa para ello.